Ontwikkelingen

Als gevolg van de vernieuwing van de Besluit Begroten Verantwoorden (BBV) zijn verschillende wijzigingen doorgevoerd in de begroting 2017.

Een belangrijke wijziging is het niet langer verwerken van de overhead in een integrale kostprijs. Met overhead bedoelen we de kosten van de ondersteunende afdelingen in de organisatie zoals Financiën, P&O, ICT, communicatie, huisvesting. Naast deze bedrijfsvoeringskosten vallen ook de kosten van het management onder overhead. Dit zijn zowel de clusterdirecteuren als alle afdelingshoofden.
De overhead wordt vanaf nu afzonderlijk opgenomen in de begroting op programma Bestuur en Organisatie en productgroep Algemene Middelen.
Op de overige programma's worden nu alleen de loonkosten van de medewerkers toegerekend. Dit is in voorliggende begroting heel duidelijk te zien op de verschillende programma’s die op programma Bestuur en Organisatie na, alle veel minder kosten toegerekend hebben gekregen.

Door de integrale kostprijs te verlaten en overhead afzonderlijk zichtbaar te maken, krijgt de gemeenteraad inzicht in de overhead en kunnen kaders hiervoor scherper worden neergezet. Daarnaast wordt de vergelijkbaarheid van gemeenten versterkt. De omvang van de overhead is bij elke gemeente nu afzonderlijk en transparant zichtbaar in de begroting.

In een aantal gevallen is het gebruik van een integrale kostprijs (= inclusief overhead) nog wel nodig en staat de BBV toe om wel overhead toe te rekenen. Het gaat om:

▪   De doorbelasting aan grondexploitaties en investeringsprojecten.
▪   Taken en activiteiten waarvoor de gemeente kostendekkende tarieven mag berekenen (deze zijn opgenomen in de paragraaf lokale heffingen).
▪   Voor de berekening van BTW en integrale Vennootschapsbelasting (dit wordt apart uitgerekend).

Onderstaande tabel laat de totale overhead van de gemeente Ede voor de komende jaren zien.
  Bedragen x € 1

Naast het expliciet zichtbaar maken van de kosten van de overhead, wordt in de geactualiseerde beheersverordening ook aangeven dat we een aantal andere kosten van bedrijfsvoering expliciet opnemen. Dit ook om een vergelijk te kunnen maken met andere gemeenten.

Voor 2017 betreffen dit de volgende kosten
  Bedragen x € 1

Dit zijn de kosten die behoren bij de opgenomen formatie voor 2017 (774,65 fte).

Personeelszaken

De afgelopen jaren heeft de organisatie een aantal forse bezuinigingen gerealiseerd. Dit is niet zonder gevolgen gebleven voor de formatie. Daartegenover staat dat de organisatie een flinke opgave heeft om de ambities uit het convenant maar ook vanuit de investeringsimpuls waar te maken. Tenslotte zijn er nieuwe wettelijke taken bijgekomen. Bij de Perspectiefnota 2017-2020 is daarom extra capaciteit beschikbaar gesteld.
In bovenstaande tabel is het verloop van de formatie inzichtelijk gemaakt.

Organisatieontwikkeling

2017 staat voor de organisatie in het teken van het leren doorleven van de organisatievisie: het centraal stellen van de inwoners en de bedrijven. Uitlegbaarheid, zo transparant mogelijk handelen en samenwerken zijn hierbij van sterk belang. De organisatie gaat actief in gesprek met de samenleving bij het vormen en uitvoeren van beleid.

Medewerker ontwikkeling

Investeren in onze medewerkers is essentieel voor het slagen van organisatieontwikkeling (gebaseerd op de nieuwe organisatievisie). Medewerkers en management gaan ten aanzien van de uitvoering van het werk een verandering doormaken in rolopvatting en het uitvoeren van de inhoudelijke opdracht. Dit vraagt een andere houding en ander gedrag. Om dit te realiseren wordt ingezet op training en opleiden.

Inclusieve organisatie (Diversiteit)

De Edese ambities op het gebied van diversiteit zijn hoog, mede in het licht van alle maatschappelijke ontwikkelingen rondom inclusiviteit. De gemeente Ede wil ook een echte inclusieve organisatie zijn. Een organisatie waar iedereen zich welkom voelt, die verschillen omarmt en ieders unieke talent, ambities en mentaliteit worden benut om goede resultaten te halen. Dat vertaalt zich in 2017 onder andere in het verder investeren op bewustwording bij medewerkers rondom onbewuste vooroordelen. In eerste instantie specifiek gericht op selectieprocedures. Ook zal er verder worden gewerkt aan de proef met anoniem solliciteren, die in het najaar van 2016 is gestart.

Inzetten op inzet (Ziekteverzuim)
In 2017 is de aandacht voor het voorkomen van ziekteverzuim, of beter: de focus op werkvermogen, onverminderd groot. We werken langer door, de gemiddelde leeftijd van medewerkers neemt toe en we willen meer en betere prestaties leveren met minder mensen. Ede heeft zich daarom ten doel gesteld binnen een paar jaar bij de best presterende 100.000+ gemeenten te behoren op het gebied van inzetbaarheid.
Om dit te realiseren stellen we voor 2017, in samenwerking met de nieuwe Arbodienst, diverse programma's op om het werkvermogen te vergroten en daarmee het ziekteverzuim te verminderen.

Onderstaande tabel geeft inzicht in de ontwikkeling van het ziekteverzuim. We zien dat het verzuim vanaf 2016 daalt. We verwachten voor heel 2016 op of onder het gemiddelde van de 100.000+ gemeenten (excl. G4) te zitten. De verzuimnorm van 4,5%, als geformuleerd door het A&O-fonds Gemeenten, is het volgende doel. Deze norm is gebaseerd op de 25% best scorende 100.000+ gemeenten.

Inhuur derden
Er is een dalende trend ingezet op de inhuur van medewerkers. De ontwikkeling van deze trend is mede afhankelijk van de wijze waarop we de tijdelijke uitbreiding van personeel invullen: met eigen (tijdelijk) personeel of inhuur. Daartegenover staat echter het beleid om vaste medewerkers breder en flexibeler in te zetten. Dit zal een positief gevolg hebben op het inhuurvolume. De verwachting is dat de dalende trend zich door zal zetten. Echter om de ambitie van de gemeente Ede te kunnen realiseren en te borgen, zal er altijd flexibele inzet via inhuur noodzakelijk zijn.

Informatievoorziening, informatiebeveiliging en automatisering
ICT is een van de ruggengraten voor het goed functioneren van de organisatie.
Steeds meer processen worden gedigitaliseerd en ook de gemeente is steeds meer (24/7) digitaal in contact met haar burgers, bedrijven en gerelateerde instanties of organisaties. Het belang van een goed functionerende ICT-omgeving is hierbij cruciaal.

De aandachtspunten voor de komende jaren zijn onder andere:
Informatiebeveiliging: Wet Datalek en Privacy
De gemeente moet voldoen aan de eisen die worden gesteld in de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Gemeenten hebben dit vertaald naar de BIG-richtlijnen (Basis Informatiebeveiliging Gemeenten). Om hieraan te voldoen zijn grote investeringen nodig en de komende tijd worden projecten uitgevoerd om te voldoen aan de BIG richtlijnen. Als we deze projecten niet uitvoeren houden we een te onveilige infrastructuur gerelateerd aan de BIG-eisen en aan de wet Datalekken en zijn we tevens, in het geval van beveiligingsincidenten, nalatig.

Saneren en up-to-date brengen applicatielandschap naar het meest actuele niveau
Een groot deel van onderhoud en ontwikkeling van software van leveranciers wordt op dit moment besteed aan het oplossen van beveiligingsproblemen en het verminderen van de kwetsbaarheid van de software. Doorgaans is er alleen sprake van onderhoud op de meest recente versies van software. Een groot aantal applicaties van de gemeente Ede is al lange tijd in gebruik en werkt niet altijd volgens de laatste versie. Daarnaast zijn voor bepaalde functies meerdere (soortgelijke) applicaties in gebruik. Om beide situaties te verbeteren wordt het aantal applicaties de komende periode verminderd en worden de nog aanwezige applicaties naar de meest actuele versie gebracht. Op deze manier ontstaat een up-to-date applicatielandschap.

Informatievoorziening en rapportage
Het College en de Raadsklankbordgroep ICT worden frequent op de hoogte gehouden over de voortgang en resultaten van de uitvoering van projecten met betrekking tot Wet Datalek en Privacy en Saneren en up-to-date brengen van het applicatielandschap. Deze rapportages vinden ook nu al plaats over de voortgang van de uitvoering van de ICT-Roadmap, waarvoor begin 2015 toestemming is verleend.

Auditing en risicomanagement
Auditing
De gemeente voert jaarlijks een groot aantal onderzoeken en controles uit: interne en verbijzonderde interne controles, audits, doelmatigheidsonderzoeken (art 213a), klanttevredenheidsonderzoeken et cetera. Ook vinden deze plaats door de Rekenkamercommissie en geeft de accountant vanuit zijn controle de nodige bevindingen aan. Doel van deze onderzoeken is ook het leren en verbeteren van de processen in de organisatie. Deze verbetering is nodig om de gewenste organisatieverandering te realiseren. Voor 2017 wordt een integraal auditplan opgesteld, welke eind november via de auditcommissie aan u wordt voorgelegd.

Onderdeel van de verbetering is het verder borgen van de verscherpte eisen van de controlestandaard voor accountants. Dit gebeurt in nauw overleg met onze accountant. Ambitie blijft om een goedkeurende verklaring te krijgen, waarvoor gezien de ervaringen in het Sociaal Domein de nodige acties worden ingezet (zoals opstellen goed doordacht controleprotocol, het doorzetten van de kwartaalgesprekken).

Privacy- en security
Opdracht is om op weg naar 2018 handen en voeten te geven aan het wettelijk verplicht privacybeleid (gegevensbescherming) en securitybeleid (beveiligingsbeleid).
De uitkomsten van de in de loop van 2016 uitgevoerde acties (opstellen visie, 0-meting en GAP-analyse) leiden eind 2016 tot een implementatieplan dat in 2017 wordt uitgevoerd. Ook de zich voordoende incidenten geven handvatten om dit implementatieplan te verrijken.

Huisvesting

Formatiegroei
De groei van de formatie zoals aan het begin van deze paragraaf is aangeven, heeft mogelijk gevolgen voor huisvesting. Binnen het huidige huisvestingsplan is geen ruimte om deze groei op te vangen. De komende periode wordt er gewerkt aan een nieuw huisvestingsplan om de uitbreiding van de formatie te kunnen huisvesten.

Fysieke beveiliging van gebouwen
In de perspectiefnota zijn middelen beschikbaar gesteld voor de verbetering van de veiligheid van medewerkers, bezoekers en raadsleden. Verbeteringen moeten plaatsvinden op
het fysieke vlak (onder andere toegangscontrole, sleutel- en passenbeheer en camerabewaking) en op organisatorisch vlak (onder andere professionalisering van de receptie- en beveiligingsdienst).
Binnen en buiten de gebouwen is een aantal snel te realiseren fysieke maatregelen reeds uitgevoerd (voertuigwerende elementen, bloembakken, zichtbeperkend folie, schrikverlichting, et cetera). De komende periode wordt onder meer gewerkt aan de toegangscontrole en het huidige passensysteem. Ook wordt de camerabewaking verbeterd.

Archief
Het jaar 2017 zal vooral in het teken staan van de implementatie van een nieuw DMS/Zaaksysteem. Er wordt ingezet op naleven van de archiveringsprincipes en de afbouw van papieren archieven. Dit leidt er toe dat informatie en documenten beter teruggevonden worden en dat bedrijfsvoeringsprocessen en dienstverlening naar burgers en bedrijven verbetert. Daarnaast wordt binnen de erfgoedtaak de digitale beschikbaarstelling van informatie versterkt doorgevoerd.
De dienstverleningsovereenkomsten met Scherpenzeel en Barneveld worden op een vergelijkbare wijze als nu uitgevoerd. Met de gemeente Veenendaal worden de samenwerkingsmogelijkheden onderzocht.